Organizacja konferencji

Dzięki nam mogą się Państwo skupić na swojej pracy naukowej, a my w tym czasie zajmiemy się całą resztą i zorganizujemy konferencję na miarę Państwa potrzeb.

Fundacja Aleksandra Jabłońskiego ma wieloletnie doświadczenie w organizacji konferencji krajowych i międzynarodowych. Ściśle współpracujemy z organizatorami merytorycznymi konferencji (zazwyczaj pracownicy WFAiIS UMK), zapewniając pełną obsługę organizacyjną. Jest to prosty i sprawdzony model działania, który jest doceniany i wysoko oceniany przez uczestników konferencji przez nas organizowanych.

Posiadamy doświadczoną kadrę, która w sposób sprawny i profesjonalny pozwala na organizację nawet 3 konferencji równolegle. Charakteryzujemy się rzetelnością, terminowością i profesjonalizmem. Świetnie radzimy sobie w sytuacjach kryzysowych oraz łatwo potrafimy się dostosować do sytuacji i aktualnych potrzeb.  

Doświadczeniu FAJ ufają nie tylko naukowcy związani z UMK, ale również m.in. organizatorzy z Uniwersytetu Warszawskiego czy Instytutu Fizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie. Owocem tej współpracy były takie konferencje jak Quantum Optics IX (Gdańsk, wrzesień 2017 – 143 uczestników) czy CEWQO 2015 (Warszawa, lipiec 2015 – 198 uczestników).

 

Do tej pory zorganizowaliśmy łącznie:

  • 8 konferencji krajowych,
  • 25 konferencji międzynarodowych.

 

Jako organizator techniczny zapewniamy m.in.:

  • pełną obsługę informatyczną, w tym:
    • zaprojektowanie strony internetowej wydarzenia wraz z jej dalszą administracją,
    • udostępnienie miejsca na serwerze FAJ,
    • opracowanie systemu identyfikacji wizualnej wydarzenia,
    • zarządanie bazą danych uczestników,
    • udostępnienie i obsługę formularza rejestracji uczestników,
    • utworzenie dedykowanej skrzynki pocztowej wraz z jej obsługą,
    • skład książki abstraktów,
  • pełną obsługę techniczną, w tym:
    • przygotowanie pakietu materiałów konferencyjnych dla uczestników,
    • obsługę biura konferencyjnego,
    • przygotowanie oznakowania budynku,
  • koordynację spraw finansowych, w tym:
    • przygotowanie budżetu wraz z jego realizacją,
    • kontakt z usługodawcami (firmy cateringowe, hotele itp.),
    • podpisywanie i realizacja umów,
    • przyjmowanie opłat konferencyjnych wraz z fakturowaniem,
  • organizację wydarzeń towarzyszących, tj. bankiety czy zwiedzanie miasta,
  • pisanie wniosków grantowych na pozyskanie środków ze źródeł zewnętrznych,
  • przygotowanie sprawozdania z wydarzenia,
  • tablice A0 wraz z osprzętem oraz montażem,
  • stojaki A4 wraz z przygotowaniem odpowiednich oznaczeń,
  • stojaki A3 wraz z przygotowaniem odpowiednich oznaczeń,

Wzór podania o organizację konferencji czy wypożyczenie tablic/stojaków dostępny jest TUTAJ

Serdecznie zapraszamy do współpracy!

 

Kontakt

Justyna Cembrzyńska
tel. +48 575 180 509
e-mail: j.cembrzynska@faj.org.pl